Cách xây dựng và quản lý một nhóm người viết nội dung từ xa

Duy trì một chiến lược tiếp thị thành công cho doanh nghiệp của bạn yêu cầu một luồng nội dung mới nhất quán mang lại giá trị cho khách truy cập của bạn. Đối với một số chủ doanh nghiệp, việc tạo nội dung nghe có vẻ là một công việc dễ dàng, nhưng nhiều công ty lại thiếu thời gian và động lực để thực hiện. Nếu bạn không có một kiểu người viết chuyên dụng trong nhóm của mình và nhân viên của bạn không sẵn sàng đóng góp, bạn có thể thu lợi từ việc thuê một nhóm các kiểu người viết từ xa.

Bằng cách thuê nhân viên từ xa, bạn sẽ có cơ hội tiếp cận với nguồn tài năng rộng lớn gồm các kiểu người viết từ khắp nơi trên thế giới. Trên hết, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được chi phí phát sinh và những người viết bài từ xa của bạn sẽ tận hưởng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn khi làm việc thoải mái tại nhà của họ.

Bất chấp tất cả những lợi ích mà công việc từ xa mang lại cho bạn và nhân viên của bạn, bạn có thể gặp phải những thách thức với việc tìm người viết phù hợp và quản lý nhóm từ xa của mình. Hãy xem những lời khuyên sau đây để giúp bạn thực hiện quá trình tập hợp nhóm viết từ xa dễ dàng hơn.

Phát triển chiến lược nội dung
Trước khi bắt đầu tìm kiếm kiểu người viết, bạn cần tạo ra một chiến lược nội dung hiệu quả để giúp bạn quyết định loại và số lượng kiểu người viết bạn cần thuê. Chiến lược này cũng sẽ giúp bạn tập trung vào các mục tiêu dài hạn của mình chứ không chỉ vào việc sản xuất nội dung.

Trước tiên, bạn cần quyết định chính xác những gì bạn muốn đạt được với chiến lược của mình và đặt mục tiêu phù hợp với kế hoạch kinh doanh của bạn. Dành một chút thời gian để nghiên cứu đối tượng mục tiêu của bạn và phân tích nhu cầu và sở thích của họ. Nghiên cứu này sẽ giúp bạn quyết định loại nội dung mà bạn sẽ sản xuất. Bất kỳ loại nội dung nào bạn quyết định tạo phải có mục đích được xác định rõ ràng.

Xác định phong cách và độ dài của nội dung và ước tính số lượng bài đăng bạn sẽ xuất bản mỗi tuần. Hãy dành một chút thời gian để đánh giá các mục tiêu của chiến lược tiếp thị nội dung của bạn vì điều này sẽ giúp bạn tìm được những người viết phù hợp cho công ty của mình.

Xác định bạn cần bao nhiêu người viết nội dung
Một khi bạn biết loại nội dung bạn sẽ tạo và tần suất bạn sẽ xuất bản nó, bạn sẽ cần quyết định thuê bao nhiêu kiểu người viết. Dành một tuần thời gian của bạn để tự mình tạo ra nội dung bạn cần. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá thời gian cần thiết để thực hiện công việc.

Biết cần bao nhiêu thời gian để tạo ra một lượng nội dung nhất định sẽ giúp bạn xác định được bạn cần bao nhiêu người viết. Khả năng đánh giá số lượng kiểu người viết bạn cần là rất quan trọng bởi vì, bằng cách thuê một số lượng nhân viên không đủ, bạn sẽ có nguy cơ tạo ra gánh nặng cho họ với quá nhiều công việc.

Mặt khác, tập hợp một nhóm bao gồm quá nhiều công nhân có thể tạo ra nhiều thời gian nhàn rỗi và các kiểu người viết của bạn có thể đi tìm việc ở nơi khác khi họ biết rằng bạn không thể khiến họ bận rộn. Bằng cách thuê đúng số lượng người viết, bạn sẽ đảm bảo rằng bạn luôn có nội dung mới trên website của mình.

Hiểu bộ kỹ năng cần thiết cho công việc
Kiểu người viết bạn cần thuê chủ yếu sẽ phụ thuộc vào loại nội dung cần được tạo cho đối tượng mục tiêu của bạn. Các loại nội dung khác nhau đòi hỏi các kỹ năng viết khác nhau, vì vậy hãy ghi nhớ điều này sẽ giúp bạn xác định được những người viết phù hợp cho công ty của mình.

Bạn nên tập trung vào việc tìm kiếm những kiểu người viết có khả năng viết cho nhiều đối tượng và chiến lược khác nhau. Các kiểu người viết có kinh nghiệm làm báo lâu năm có thể giúp trình bày câu chuyện hấp dẫn về công ty của bạn. Những người có kinh nghiệm làm việc tại bàn sao chép hoặc đại lý tiếp thị có thể cung cấp nội dung sắc nét và dí dỏm.

Không cần phải nói rằng kỹ năng chính mà bạn đang tìm kiếm là khả năng viết. Tuy nhiên, kiến ​​thức ngành và hiểu biết cơ bản về SEO cũng là những điều kiện tiên quyết quan trọng mà bạn nên tìm kiếm ở các kiểu người viết của mình.

Các tính năng quan trọng khác mà bạn nên tìm kiếm bao gồm các kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức cơ bản. Vì những người viết bài từ xa của bạn sẽ làm việc mà không có sự giám sát ngay lập tức của bạn, họ nên tự kỷ luật và tự động viên để hoàn thành thời hạn. Nhìn chung, nhân viên làm việc từ xa sản xuất nhiều hơn 13% so với đồng nghiệp tại văn phòng của họ, vì vậy bạn không nên quá lo lắng về việc họ không sản xuất nội dung một cách thường xuyên.

Tìm người viết có kinh nghiệm
Tìm đúng tác giả có thể không dễ dàng và có thể mất một thời gian. Tuy nhiên, sự kiên nhẫn và kiên trì trong phần này của quá trình chắc chắn có thể mang lại hiệu quả. Dành thời gian để tìm những người viết có kỹ năng sẽ giúp bạn phát triển chiến lược tiếp thị nội dung của mình đến mức tối đa. Điều này sẽ thúc đẩy lưu lượng truy cập đến trang web của bạn , nâng cao nhận thức về thương hiệu và phát triển quyền hạn của bạn.

Vì bạn đang thuê nhân viên làm việc từ xa, bạn sẽ có rất nhiều nhân tài để lựa chọn. Cố gắng không phụ thuộc quá nhiều vào các trang web tự do chất lượng thấp vì điều này có thể khiến bạn thất vọng. Lúc đầu, giá cả có vẻ hấp dẫn, nhưng chất lượng của văn bản có thể không phù hợp với bạn. Đưa thông tin vào mạng lưới liên hệ của bạn sẽ giúp bạn tìm được những người viết có kinh nghiệm, những người có thể cung cấp nội dung chất lượng cao mà bạn cần. Bạn cũng có thể thử tìm người viết bằng cách hỏi giới thiệu từ các đồng nghiệp kinh doanh của bạn.

Những người viết có kinh nghiệm thường có trang web riêng của họ, có thể đơn giản hóa việc tìm kiếm của bạn. Điều này cho phép bạn xem xét các ví dụ về công việc của họ và xem liệu phong cách của họ có phù hợp với công ty của bạn hay không. Tìm kiếm những người viết có kinh nghiệm và kiến ​​thức nền bạn cần và yêu cầu xem các mẫu khác nhau trước khi đưa họ trở thành một phần chính thức trong nhóm của bạn.

Bạn cũng có thể giao cho nhân viên tiềm năng một nhiệm vụ để kiểm tra kỹ năng viết của họ . Đưa cho họ một chủ đề và các hướng dẫn cơ bản, và để họ viết một bài báo. Hãy thử kiểm tra kỹ năng hiệu đính và chỉnh sửa của họ bằng cách đưa cho họ một bài báo cần được kiểm tra. Những bài tập đơn giản này sẽ giúp bạn quyết định liệu ứng viên có phù hợp với công ty của bạn hay không.

Quản lý nhóm
Khi bạn đã tìm được đội ngũ biên tập viên phù hợp, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng quản lý một nhóm từ xa khác với kinh nghiệm giám sát nhân viên truyền thống trước đây của bạn. Ví dụ: không phải lúc nào bạn cũng có thể trả lời ngay lập tức các câu hỏi và mối quan tâm và có thể mất nhiều thời gian để cung cấp và nhận phản hồi. Ngoài ra, theo dõi trạng thái và tiến độ của người viết từ xa là một trong những phần khó nhất của việc quản lý một nhóm từ xa.

Bạn sẽ cần bù đắp cho các yêu cầu giao tiếp khác nhau bằng cách sử dụng các công cụ có thể cải thiện hiệu quả của nhóm . Xác định các nguyên tắc viết cũng sẽ giúp duy trì chiến lược nội dung của bạn. Các thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn quản lý nhân viên từ xa của mình một cách hiệu quả.

Thiết lập hệ thống liên lạc tập trung
Tập trung vào giao tiếp thường xuyên và hiệu quả với những người viết từ xa nên là ưu tiên hàng đầu của bạn. Nhân viên ở xa không thể ghé qua văn phòng của bạn mỗi khi họ cần hỏi bạn một câu hỏi. Đó là lý do tại sao bạn cần phải quyết định về một hệ thống liên lạc tập trung mà mọi nhân viên sẽ sử dụng.

Sử dụng các ứng dụng trò chuyện nhóm như Slack hoặc Google Hangouts sẽ cho phép bạn hạn chế việc sử dụng email để trao đổi thư từ. Điều này sẽ cho phép các nhân viên từ xa của bạn liên lạc và chia sẻ thông tin với nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nó cũng sẽ cho bạn cơ hội để truyền đạt những mong đợi của bạn, đưa ra hướng dẫn và thiết lập thời hạn và mục tiêu.

Cân nhắc sử dụng các ứng dụng quản lý dự án để sắp xếp các nhiệm vụ của bạn và theo dõi các dự án. Các ứng dụng như Trello hoặc Asana có thể giúp nhóm của bạn quản lý tài nguyên và trách nhiệm, đồng thời hoàn thành dự án đúng hạn.

Các hệ thống cộng tác như Google Documents có thể cho phép bạn làm việc trên các dự án trong thời gian thực . Làm việc theo cách này loại bỏ việc trao đổi tẻ nhạt các phiên bản tài liệu mới nhất qua email. Nó cũng cho phép bạn kiểm tra tình trạng công việc đang được thực hiện của mỗi người viết.

Sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình cho các cuộc họp ảo với nhân viên từ xa của bạn là một cách tuyệt vời để động não ý tưởng và thảo luận về các dự án. Giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định theo cách này cũng có thể dễ dàng hơn nhiều so với việc dựa vào trò chuyện.

Xác định Hướng dẫn Kiểu
Điều quan trọng là tất cả các nhà văn của bạn phải tạo ra nội dung nhất quán về phong cách, giọng điệu và giọng nói. Thiết lập các quy tắc và hướng dẫn sớm trong mối quan hệ của bạn với những người viết từ xa sẽ giúp bạn tránh hiểu lầm và vận hành trơn tru.

Tạo một hướng dẫn phong cách sẽ giúp người viết của bạn trong việc tạo nội dung có cấu trúc, tổ chức và chuyên nghiệp. Hướng dẫn này phải ghi lại chính tả, dấu câu, ngữ pháp, thuật ngữ, định dạng và thiết kế được ưu tiên. Hướng dẫn về văn phong sẽ giúp tất cả các nhà văn của bạn giữ nguyên một trang bằng cách thiết lập các quy tắc cơ bản để tuân theo.

Mọi thành viên trong nhóm phải luôn có quyền truy cập vào hướng dẫn và nó phải luôn có thông tin mới nhất với các cập nhật gần đây được đánh dấu để nhóm của bạn sẽ dễ dàng nhận thấy chúng. Bằng cách này, nhóm của bạn có thể tham khảo hướng dẫn bất cứ khi nào họ cần và bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các bài viết của họ là đồng nhất.

Tinh chỉnh quy trình

Khi công việc tiến triển, hãy thường xuyên hỏi ý kiến ​​phản hồi của người viết để bạn có thể cải thiện quy trình của mình và đạt được kết quả tốt hơn. Đừng nản lòng trước những thất bại và thất bại bởi vì việc tạo ra một khuôn khổ phù hợp để quản lý những người viết bài từ xa rất mất thời gian và công sức. Nếu bạn tập trung vào những cải tiến nhất quán, bạn sẽ gặt hái được lợi nhuận dưới hình thức một nhóm làm việc tốt cùng nhau trong khi đạt được mục tiêu của mình.

Từ cuối cùng

Việc thuê người viết bài từ xa cung cấp cho bạn khả năng sắp xếp các nỗ lực tiếp thị phức tạp mà không cần đến các nhân viên văn phòng truyền thống. Việc tìm kiếm những người viết phù hợp cho nhóm từ xa của bạn và quản lý họ sẽ đòi hỏi bạn phải nỗ lực rất nhiều. Tuy nhiên, với nỗ lực không ngừng hướng tới cải tiến, bạn sẽ có một quy trình sản xuất hiệu quả luôn cung cấp cho bạn nội dung bạn cần để xây dựng thành công.